Кабмин утвердил форму уведомления о приеме работника

Условия допуска к работе с 2015 года

 Уверены, что все работодатели знают о том, что с 01.01.2015 г. запрещено допускать работника к работе без (условие 1) заключения с ним трудового договора, оформленного приказом или распоряжением собственника или уполномоченного им органа, и (условие 2) уведомления центрального органа исполнительной власти по вопросам обеспечения формирования и реализации государственной политики по администрированию ЕСВ[1] о приеме работника на работу в порядке, установленном Кабинетом Министров Украины[2]. Такое требование прописано в ст. 24 КЗоТ[3].

До появления комментируемого сегодня постановления (далее — постановление № 413) не было ни формы, ни порядка такого уведомления. Поэтому, как ранее разъяснила ГФСУ в письмах от 29.01.2015 г. № 2627/7/99-99-17-03-01-17 и от 04.06.2015 г. № 19779/7/99-99-17-03-01-17[4], уведомление осуществлялось путем указания даты начала трудовых отношений в таблице 5 формы № Д4, составленной по итогам месяца, в котором принят работник. И тогда этого было достаточно. Теперь — нет.

Начиная с даты вступления в силу постановления № 413, при приеме на работу работника нужно подавать в орган фискальной службы по своему месту учета специальный документ — «Повідомлення про прийняття працівника на роботу» по форме приложения к постановлению № 413 (далее — уведомление). Причем сделать это нужно после оформления трудового договора (оформления приказа, распоряжения о приеме на работу), но до фактического начала работы работника. То есть фактически при приеме работника на работу работодатель должен соблюсти следующую схему действий:

1) работодатель издает приказ (распоряжение) о приеме на работу;

2) работодатель подает в орган ГФСУ уведомление (по форме приложения к постановлению № 413);

3) после подачи и приема ГФСУ уведомления работник может быть допущен к работе.

Способы подачи уведомления 

Подать уведомление можно одним из трех способов:

• по средствам электронной связи с использованием электронной цифровой подписи (ЭЦП) ответственных лиц в соответствии с требованиями законодательства в сфере электронного документооборота и электронной подписи[5];
• на бумажных носителях вместе с копией в электронной форме;
• на бумажных носителях, если трудовые договоры заключены не более чем с пятью лицами. 

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Уведомлять фискалов необходимо о всех принятых работниках, как штатниках (в графе 4 — «1»), так и совместителях (в графе 4 — «2»), в том числе и принятых с испытательным сроком и/или по срочному трудовому договору. Кроме того, о приеме работников, с которыми заключается контракт, также необходимо подать уведомление, поскольку контракт является разновидностью трудового договора. А вот при заключении договоров граж­данско-правового характера, на наш взгляд, уведомление работодатель не подает. Причина в том, что такие отношения находятся вне сферы КЗоТ — отношения по договорам гражданско-правового характера на выполнение работ или предоставление услуг регламентируетГКУ[6].

Форма уведомления не очень сложна в заполнении, хотя в постановлении № 413 о ее заполнении — ни слова. Визуально она похожа на таблицу 5 формы № Д4. А потому не должна вызвать у вас сложностей.

Обращает внимание, что уведомление может быть 2-х типов: «початкове» и «скасовуюче». Понятно, что «початкове» подают, когда заполняют данные на работника впервые. А вот «скасовуюче», вероятно, как и в случае с таблицей 5 формы № Д4 нужно подать тогда, когда ошибочно подали данные на работника, которого не принимали на работу, или в ситуации, когда внесли на работника ошибочные данные и их надо заменить. Мы направили соответствующий запрос на этот счет.

Даты приказа и начала работы 

Теперь что касается дат и возможных временных разрывов между датой заключения трудового договора (графа 8 уведомления) и датой начала работы (графа 9 уведомления). Не забывайте, что фактический допуск к работе возможен только после подачи уведомления одним из перечисленных выше способов, поэтому при заключении трудового договора учитывайте этот момент.

В письменном трудовом договоре, приказе, распоряжении обязательно указывайте дату, с которой работник обязан приступить к выполнению своих обязанностей (выйти на работу). Эта согласованная с работником дата, по нашему мнению, и является датой приема на работу (датой начала трудовых отношений). Дата оформления приказа или распоряжения о приеме на работу является лишь датой заключения трудового договора и не может приравниваться к дате начала трудовых отношений.

Согласитесь: если, к примеру, 15.05.2015 г. между работодателем и работником заключен трудовой договор, согласно которому работник принимается на работу с 01.07.2015 г., то это означает, что трудовые отношения у них начинаются только с 01.07.2015 г. И датой приема его на работу является 01.07.2015 г., а никак не 15.05.2015 г. В период между этими датами работник не подчиняется трудовому распорядку, не выходит на работу, работодатель, соответственно, не оплачивает это время, поэтому этот отрезок времени не считается периодом пребывания работника в трудовых отношениях с работодателем.

До 01.01.2015 г. в ст. 24 КЗоТ была норма — ч. 4 (сейчас исключена): трудовой договор считается заключенным и тогда, когда приказ (распоряжение) не был издан, но работник фактически приступил к работе. Сейчас эта норма упразднена, поскольку она входит в противоречие с введенным требованием об обязательном предварительном заключении трудового договора. Но нам важно другое: для определения даты начала трудовых отношений имеет значение дата фактического допуска работника к работе, а не дата оформления трудового договора. Это ранее неоднократно подтверждали и суды (в частности, п. 7 постановления Пленума ВСУ «О практике рассмотрения судами трудовых споров» от 06.11.1992 г. № 9). Более того, и сейчас, если в судебном порядке будет доказан факт использования труда работника без заключения с ним трудового договора, суд вынесет решение об оформлении таких трудовых отношений в течение всего периода фактической работы с начислением и выплатой заработной платы в размере не ниже средней зарплаты по соответствующему виду экономической деятельности в регионе без учета фактически выплаченной зарплаты, и с начислением и уплатой НДФЛ[7], ЕСВ и ВС[8] с такой суммы (ч. 6 ст. 235 КЗоТ).

Итак, датой приема на работу следует считать оговоренную сторонами дату, с которой работник приступает к выполнению своих трудовых обязанностей (дату фактического выхода на работу). Эта дата указывается:

• в гр. 9 «Дата початку роботи» уведомления;
• в гр. 2 «Дата» трудовой книжки. Согласно п. 2.14 Инструкции № 58[9] при приеме на работу в гр. 3 раздела «Відомості про роботу» как заголовок пишется полное наименование работодателя. Под этим заголовком в гр. 1 ставится порядковый номер записи, а в гр. 2 указывается дата приема на работу.

Заметим, что согласно п. 2.4 Инструкции № 58 все записи в трудовой книжке о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу или увольнении, а также о наградах и поощрениях вносятся собственником или уполномоченным им органом после издания приказа (распоряжения), но не позднее недельного срока (а в случае увольнения — в день увольнения), и должны точно соответствовать тексту приказа (распоряжения)[10]. Ранее, как правило, дата приема на работу и дата издания приказа (распоряжения) совпадали. Теперь ввиду нового требования целесообразно в приказе (распоряжении) указывать, что работник принимается на работу хотя бы со следующего рабочего дня, чтобы в рабочий день оформления приказа (распоряжения) успеть подать уведомление в орган фискальной службы. Тогда никаких претензий к вам, как к работодателю, не будет.

В то же время не будет, на наш взгляд, ошибкой оформление приказа и фактический допуск к работе в один день. Но у вас должно быть подтверждение того, что вначале издан приказ и подано уведомление, а уже после этого работник приступил к работе. Как говорится в известном романе[11]: «Деньги вперед, — заявил монтер, — утром — деньги, вечером — стулья или вечером — деньги, а на другой день утром — стулья». J В роли «денег» выступает уведомление, а вот «стуль­ями» является допуск к работе. Поэтому, если, к примеру, в 9:00 издан приказ о приеме на работу, в 9:05 составлено и отправлено с помощью программы сдачи отчетности уведомление в фискальную службу, а в 9:10 получено подтверждение о приеме фискальной службой уведомления, то работник с 9:10 может приступить к работе; 

• в подграфе «дата початку» гр. 11 «Період трудових відносин, відносин за договорами цивільно-правового характеру та відпусток» таблицы 5 формы № Д4. Еще раз напомним, что ранее указание даты приема на работу в таблице 5 формы № Д4 и считалось уведомлением фискалов. Теперь — нет; 

• в гр. 6 «Дата прийняття на роботу (дд/мм/рррр)» раздела І формы № 1ДФ.

Кроме того, начиная с этой даты нужно отсчитывать количество календарных дней пребывания в трудовых отношениях, которое приводится в гр. 15 таблицы 6 формы № Д4.

ВАЖНО! Согласно постановлению № 413информация, которая содержится в уведомлении о приеме работника на работу, вносится в реестр страхователей и реестр застрахованных лиц в соответствии с Законом о ЕСВ[12]. В связи с этим обратим внимание на наличие двух граф в форме уведомления: гр. 8 «Дата видання наказу або розпорядження про прийняття на роботу»и гр. 9 «Дата початку роботи». Считаем, чтодата, указанная в гр. 9 уведомления, должна совпадать с датой в гр. 11 таблицы 5 формы № Д4.

Работник не приступил к своим обязанностям... 

Теперь остановимся на таком моменте. Хорошо, когда, как говорится, все хорошо. А если в оговоренную в трудовом договоре (приказе, распоряжении) дату начала трудовых отношений работник не приступил к своим обязанностям:

1) по вине работодателя (из-за того, что работодатель не успел подать уведомление в фискальный орган). При доверительных отношениях между работником и работодателем эту дату можно слегка перенести, исправив дату начала трудовых отношений в приказе (распоряжении). В противном случае работодатель обязан будет оплатить этот день как простой не по вине работника, ведь до уведомления органа фискальной службы он не имеет право допустить его к работе. В Табеле учета использования рабочего времени (далее — Табель) такое неотработанное рабочее время отмечается кодом «П» или «23» (простой);

2) по вине работника (по неизвестной для работодателя причине работник не вышел на работу в установленный срок). Допустим, стороны заключили трудовой договор, оговорили дату выхода на работу, работодатель уведомил фискальную службу, а работник по какой-то причине не вышел на работу. С этой даты, на наш взгляд, де-юре начались трудовые отношения, поэтому в случае отсутствия работника по неуважительной причине работодатель вправе уволить его за прогул (основание — п. 4 ст. 40 КЗоТ). До установления причины неявки в Табеле проставляется «НЗ» или цифровой код — «28» (неявки по невыясненным причинам). Если потом выяснится, что у работника были уважительные причины для отсутствия (например, он заболел в первый рабочий день), то нужно внести соответствующие изменения в Табель.

Ответственность 

Но возвратимся к главной теме этого комментария — подаче уведомления. Ни в коем случае не призывая игнорировать это требование КЗоТ, хотим все же обратить внимание на такой момент. С целью борьбы с нелегальным трудоустройством законодатели ужесточили санкции за нарушения в сфере трудового законодательства. Однако самые высокие штрафы — на работодателя в размере 30 размеров минзарплаты[13] (абз. 2 ч. 2 ст. 265 КЗоТ) и на должностных лиц работодателя в размере от 8500,00 до 17000,00 грн (ч. 3 и 4 ст. 41 КоАП[14] ) — установлены за фактический допуск работника к работе без оформления трудового договора (контракта) (это условие 1 из ч. 3 ст. 24 КЗоТ). А вот такое нарушение, как неуведомление органа фискальной службы о приеме работника на работу до фактического его допуска к работе (это условие 2 из ч. 3 ст. 24 КЗоТ), не попадает под эти огромные штрафы. Здесь должны применяться санкции как за прочие нарушения законодательства о труде — на работодателя в размере 1 минзарплаты[15] (абз. 5 ч. 2 ст. 265 КЗоТ) и на должностных лиц работодателя в размере от 510,00 до 1700,00 грн (ч. 1 и 2 ст. 41 КоАП)[16].

Еще заметим, что уведомлять фискальную службу нужно только о приеме работников. При расторжении трудового договора подавать уведомление не нужно. При этом не забывайте, что дату прекращения трудовых отношений нужно указывать в гр. 11 таблицы 5 формы № Д4 за соответствующий месяц и в гр. 7 формы № 1ДФ за соответствующий отчетный квартал.

С какой даты обязательно подавать уведомление 

И в завершение о дате, с которой нужно подавать уведомления по форме приложения к постановлению № 413. В самом постановлении № 413 нет прямого указания на вступление его в силу с даты опубликования или с иной, указанной в нем даты. Поэтому для такого случая именно дата опубликования является датой вступления в силу этого постановления (ст. 52 Закона о КМУ[17]). Частично постановление № 413 опубликовано в газете «Урядовий кур’єр», № 115/2015 от 27.06.2015 г. — опубликован только текст постановления без приложения (форма уведомления не опубликована). Но поскольку 27 июня документ опубликован только частично, он с этого дня формально не вступает в силу. Повторно, теперь уже весь, документ опубликован в «Офіційному віснику України», № 50/2015 от 03.07.2015 г.

Оба вышеназванных издания являются площадкой для публикации постановлений Кабмина (ч. 5 ст. 52 Закона о КМУ). Поэтому, на наш взгляд, именно с даты опубликования всего текста постановления, т. е. с 3 июля 2015 года, и следует подавать уведомление, как того требует постановление № 413. До этой даты достаточно указать информацию о приеме работника в таблице 5 формы № Д4. Считаем, что для субъекта хозяйствования не должно наступать негативных последствий в виде ответственности за период между частичным опубликованием и полным (с 27.06.2015 г. по 02.07.2015 г.).

По поводу этой спорной ситуации мы направили соответствующий запрос в официальные органы, дабы поставить в ней точку. Будем ждать ответа[18].

Пример заполнения уведомления 

И наконец, приводим пример заполнения уведомления (см. с. 10) на работника, который приступает к работе 13.07.2015 г. (основное место работы). Заявление о приеме на работу он написал 10.07.2015 г. В этот же день работодатель издал приказ о приеме на работу под № 74 и составил и направил в фискальный орган уведомление, используя средства электронной связи. 10 июля получена квитанция о приеме уведомления.

Додаток

до постанови Кабінету Міністрів України

від 17 червня 2015 року № 413

№ аркуша повідомлення ___1____

ПОВІДОМЛЕННЯ

про прийняття працівника на роботу